Tipps zum Projektmanagement Erfolg

Das ursprüngliche Projekt, der Internetauftritt der Kinder und Bildung e.V. ist abgeschlossen. Der Arbeitsprozess ist leider nicht immer ganz reibungslos verlaufen. Hier nun ein paar Tipps, damit die künftige Arbeit produktiver gestaltet werden kann. Das gilt erst einmal für die Wartung der Internetseite aber noch mehr für gemeinsame Projekte, die die Kinder und Bildung e.V. in Zukunft unternimmt.

Anmerkung vorab: Ehrenamtliche Arbeit bringt ihre eigenen Herausforderungen, die überwunden werden müssen. Die Verbindlichkeit der Arbeit ist nicht auf dem gleichen Niveau wie bei hauptamtlicher Arbeit. Deshalb sollte man überlegen, ob es sinnvoller ist, künftige Projekte auf Honorarbasis zu gestalten.

Rollen klar definieren

Um eine reibungslose Arbeit gewährleisten zu können, ist es wichtig, die Rollenaufteilung ganz klar zu definieren. Jeder sollte von vornherein seine eigene Rolle verstehen und in der Lage sein, die entsprechende Verantwortung für diese Rolle zu übernehmen. In der Phase der Projektdefinition sollte jedes Projektteammitglied seinen benötigten Zeitaufwand (Arbeitsstunden) so gut wie möglich einschätzen. Ihnen sollen von Anfang an bewusst sein, was für ein Zeitaufwand das Projekt benötigt.

Zudem hat Kinder und Bildung e.V. die Herausforderung, dass eigene Projektteammitglieder auch im Vorstand sind. Im Sinne von Projektmanagement sind sie gleichzeitig Auftraggeber und Auftragnehmer. Deswegen ist es noch wichtiger, die Rollen klar zu definieren und sich bewusst an einige Spielregeln zu halten, damit künftige Projekte reibungsloser und produktiver verlaufen können.

Vor allem sollten alle Teammitglieder das Ganze überhaupt als Projekt verstehen. Sie sollten ein Bewusstsein für das Projekt als Projekt entwickeln. Sie sollten ihre Rollen ernst nehmen und glauben, dass die Zeitinvestition sich lohnt, die man dem Projekt widmen muss.

Motivation + alignment = Verantwortung übernehmen

Blockaden oder mögliche Schwierigkeiten sollten ganz am Anfang ausdiskutiert werden. Gleich sollten auch mögliche Lösungen besprochen werden, sodass eine Art Krisenplan von Anfang an gemeinsam erstellt werden kann. Wenn etwas im Laufe des Projektes irgendwie schief gehen sollte, dann weiss jeder Bescheid, was dagegen zu tun ist.

Jeder sollte den Zielen des Projekts zustimmen und auch innerlich im Einklang mit den Zielen sein, damit keine unerwünschten innerlichen Blockaden entstehen.

Mögliche Blockaden und besondere Herausforderungen auszusprechen kann eine motivierende Wirkung haben, denn dadurch werden viele „Energien“ freigesetzt.

Motivation ist die invisible magic, die den Erfolg eines Projektes beflügelt. Jeder Projektmanager wünscht sich ein motiviertes Team, und es wäre empfehlenswert daran zu denken, wie man die Motivation eines Teams anregen und aufrechterhalten kann.

Ein enthusiastischer Projektmanager, der mit Elan und Engagement selbst arbeitet, kann ein gutes Vorbild für das Team sein und eine positive Atmosphäre schaffen, die für den ganzen Projektsverlauf anhalten sollte.

Kommunikation und Transparenz

Alle wesentliche Arbeitsschritte sollten für alle Beteiligten jederzeit transparent sein.

Jeder sollte auch seine eigene Arbeitsschritte für das ganze Team sichtbar machen, damit die Zusammenarbeit leicht zu überschauen ist und optimal funktionieren kann. Dieses Meta-Verständnis dient dem Projektcontrolling und kann zudem einen positiven „sozialen Druck“ erzeugen. Es kann auch eine positive Wirkung auf die Motivation der Teammitgleider haben. Für die Festhaltung der Arbeitsschritte könnte das Team eine Dokument Sharing Werkzeug wie z.B. Google Docs einsetzen.

Transparente und offene Kommunikationen können durch Tools wie einen Email Verteiler verstärkt werden. Ein Web-Forum könnte auch eingesetzt werden, um den Kommunikationsfluss zu erleichtern. Konkrete Arbeitsschritte können hier diskutiert werden sowie neue Ideen und andere Überlegungen ausgetauscht werden.

Jeder im Team sollte auch das Recht haben, eine Art Warn-Flagge einzusetzen, wenn das Projekt droht zu scheitern bzw. aus dem Zeitplan zu rutschen. Hierbei können alle über mögliche Reibungspunkte informiert werden, und kurzfristige „Krisensitzungen“ organisiert werden, in denen die Teammitglieder brainstormen können und gemeinsam an Lösungen arbeiten, damit das Projekt wieder reibungslos fortlaufen kann.

Die Komponenten eines erfolgreichen Projektverlaufes sind in Zukunft klare Rollen zu definieren, die Motivation aufrechtzuerhalten, und transparente und offene Kommunikation in jeder Phase eines Projektes zu pflegen.