Tipps zum Projektmanagement Erfolg

Das ursprüngliche Projekt, der Internetauftritt der Kinder und Bildung e.V. ist abgeschlossen. Der Arbeitsprozess ist leider nicht immer ganz reibungslos verlaufen. Hier nun ein paar Tipps, damit die künftige Arbeit produktiver gestaltet werden kann. Das gilt erst einmal für die Wartung der Internetseite aber noch mehr für gemeinsame Projekte, die die Kinder und Bildung e.V. in Zukunft unternimmt.

Anmerkung vorab: Ehrenamtliche Arbeit bringt ihre eigenen Herausforderungen, die überwunden werden müssen. Die Verbindlichkeit der Arbeit ist nicht auf dem gleichen Niveau wie bei hauptamtlicher Arbeit. Deshalb sollte man überlegen, ob es sinnvoller ist, künftige Projekte auf Honorarbasis zu gestalten.

Rollen klar definieren

Um eine reibungslose Arbeit gewährleisten zu können, ist es wichtig, die Rollenaufteilung ganz klar zu definieren. Jeder sollte von vornherein seine eigene Rolle verstehen und in der Lage sein, die entsprechende Verantwortung für diese Rolle zu übernehmen. In der Phase der Projektdefinition sollte jedes Projektteammitglied seinen benötigten Zeitaufwand (Arbeitsstunden) so gut wie möglich einschätzen. Ihnen sollen von Anfang an bewusst sein, was für ein Zeitaufwand das Projekt benötigt.

Zudem hat Kinder und Bildung e.V. die Herausforderung, dass eigene Projektteammitglieder auch im Vorstand sind. Im Sinne von Projektmanagement sind sie gleichzeitig Auftraggeber und Auftragnehmer. Deswegen ist es noch wichtiger, die Rollen klar zu definieren und sich bewusst an einige Spielregeln zu halten, damit künftige Projekte reibungsloser und produktiver verlaufen können.

Vor allem sollten alle Teammitglieder das Ganze überhaupt als Projekt verstehen. Sie sollten ein Bewusstsein für das Projekt als Projekt entwickeln. Sie sollten ihre Rollen ernst nehmen und glauben, dass die Zeitinvestition sich lohnt, die man dem Projekt widmen muss.

Motivation + alignment = Verantwortung übernehmen

Blockaden oder mögliche Schwierigkeiten sollten ganz am Anfang ausdiskutiert werden. Gleich sollten auch mögliche Lösungen besprochen werden, sodass eine Art Krisenplan von Anfang an gemeinsam erstellt werden kann. Wenn etwas im Laufe des Projektes irgendwie schief gehen sollte, dann weiss jeder Bescheid, was dagegen zu tun ist.

Jeder sollte den Zielen des Projekts zustimmen und auch innerlich im Einklang mit den Zielen sein, damit keine unerwünschten innerlichen Blockaden entstehen.

Mögliche Blockaden und besondere Herausforderungen auszusprechen kann eine motivierende Wirkung haben, denn dadurch werden viele „Energien“ freigesetzt.

Motivation ist die invisible magic, die den Erfolg eines Projektes beflügelt. Jeder Projektmanager wünscht sich ein motiviertes Team, und es wäre empfehlenswert daran zu denken, wie man die Motivation eines Teams anregen und aufrechterhalten kann.

Ein enthusiastischer Projektmanager, der mit Elan und Engagement selbst arbeitet, kann ein gutes Vorbild für das Team sein und eine positive Atmosphäre schaffen, die für den ganzen Projektsverlauf anhalten sollte.

Kommunikation und Transparenz

Alle wesentliche Arbeitsschritte sollten für alle Beteiligten jederzeit transparent sein.

Jeder sollte auch seine eigene Arbeitsschritte für das ganze Team sichtbar machen, damit die Zusammenarbeit leicht zu überschauen ist und optimal funktionieren kann. Dieses Meta-Verständnis dient dem Projektcontrolling und kann zudem einen positiven „sozialen Druck“ erzeugen. Es kann auch eine positive Wirkung auf die Motivation der Teammitgleider haben. Für die Festhaltung der Arbeitsschritte könnte das Team eine Dokument Sharing Werkzeug wie z.B. Google Docs einsetzen.

Transparente und offene Kommunikationen können durch Tools wie einen Email Verteiler verstärkt werden. Ein Web-Forum könnte auch eingesetzt werden, um den Kommunikationsfluss zu erleichtern. Konkrete Arbeitsschritte können hier diskutiert werden sowie neue Ideen und andere Überlegungen ausgetauscht werden.

Jeder im Team sollte auch das Recht haben, eine Art Warn-Flagge einzusetzen, wenn das Projekt droht zu scheitern bzw. aus dem Zeitplan zu rutschen. Hierbei können alle über mögliche Reibungspunkte informiert werden, und kurzfristige „Krisensitzungen“ organisiert werden, in denen die Teammitglieder brainstormen können und gemeinsam an Lösungen arbeiten, damit das Projekt wieder reibungslos fortlaufen kann.

Die Komponenten eines erfolgreichen Projektverlaufes sind in Zukunft klare Rollen zu definieren, die Motivation aufrechtzuerhalten, und transparente und offene Kommunikation in jeder Phase eines Projektes zu pflegen.

E-Learning: authentischer Lernprozess mit Kostenersparnis

Die Ausgangssituation: Die Vertriebsleiterin meines Unternehmens kommt auf mich zu und möchte über den Sinn der methodisch-didaktische Umstellung des Trainings sprechen. Sie ist nicht davon überzeugt, dass die Fokussierung auf E-Learning den gleichen Nutzen bringt, wie ein konventionelles Präsenztraining.

Ich würde ihr zunächst sagen, dass ich es sehr gut nachvollziehen kann warum Sie nicht davon überzeugt ist, dass e-Learning den gleichen Nutzen wie Präsenztrainings bringt. Ich hätte nämlich auch den gleichen Zweifel. Meiner Erfahrung nach kann eLearning aber nicht nur den gleichen Nutzen bringen, sondern zudem zusätzliche Benefits gegenüber Face To Face Maßnahmen liefern, und zwar quantitativ sowie qualitativ.

Quantitativ: wesentliche Kostenersparnis

E-Learning ist auf den ersten Blick interessant, weil es die Möglichkeit bietet, Mitarbeiter zu schulen, ohne dass sie den Arbeitsplatz verlassen müssen.

Das kann vor allem eine riesige Kostenersparnis bedeuten. E-Learning lässt sich gut bezahlen vor allem wenn man eine relativ große Anzahl von Mitarbeitern hat, die geschult werden müssen. Dadurch kann man wesentliche Reisekosten sowie Räumlichkeitskosten ersparen.

Bei E-Learning können sich die ursprünglichen Investitionen schnell rechtfertigen lassen. Viele Kosten sind einmalig, deshalb werden E-Learning Maßnahmen immer günstiger, und die Kosten werden schnell amortisiert.

Als long term investment bietet E-Learning einen Mehrwert gegenüber face to face Maßnahmen. Das heisst: E-Learning kann ein sehr effizientes Mittel sein, um Business Probleme zu lösen.

Qualitativ: Methoden sind tiefgehender

Aber wie sieht die Lernqualiität von E-Learning aus? Trotz den erhöhten Kosten sind Face to Face Maßnahmen doch effektiver und von daher eine sicherere Investitition?

Manchmal. Aber E-Learning bietet viele Vorteile an, besonders wenn man innovative Methoden zum Einsatz bringt, die Online Learning ermöglichen.

Online Learning ist zeitlich/räumlich viel flexibler als Face-To-Face Learning. Lernen kann stattfinden, wenn und wo es am besten passt. Eben weil es dirket am Arbeitsplatz stattfindet, kann man leicht Methoden einsetzen, die die eigentliche Arbeit als Lernobjekte integrieren.

Es ist oft so, dass Präsentationen die Schwerpunkte bei Face-To-Face Kursen sind. Dabei sind die Lerner überwiegend passiv während der Trainer das meiste sagt und tut. Außerdem sind diese Lernsituationen manchmal etwas künstlich, da die Lernenden eher etwas abstraktes lernen anstatt learning by doing zu praktizieren.

Bei Online Learning dagegen kann man ganz leicht modernere und effektivere Methoden praktizieren. Social Constructivism ist ein Ansatz, der die ‚neue Welle’ von E-Learning prägt. Dabei arbeiten die Lerner kollaborativ an realen Situationen und Problemen aus dem Arbeitsalltag. Das Lernen ist nicht mehr abstrakt, sondern entspringt aus der realen Arbeit. Dazu kann man ein internes Netzwerk aufbauen—eine Community of Practice—wo Mitarbeiter (Lerner) einander unterstützen und gegenseitig helfen können.

Bei Face to Face Veranstaltungen ist Lernen lediglich ein Event, eine Veranstaltung, wobei Online Learning eher ein Prozess ist. Selbst bei Face to Face Trainings, die viele real-world Aktivitäten enthalten, ist das Lernen meist vorbei, wenn die Veranstaltung vorbei ist. Wir kennen das klassische Syndrom. Mitarbeiter besuchen einen Kurs, sind begeistert, aber der Transfer ist sehr oft nicht ausreichend.

Bei Online Kursen kann das Ganze zu einem authentischen Lernprozess werden, eben weil das Lernen im Arbeitsfluss integriert wird und die vernetzten Lernenden dabei die Möglichkeit haben, sich kontinuierlich beim Lernen zu unterstützen.

Wenn der Online Ansatz im Unternehmen von den Mitarbeitern wirklich angenommen und internalisiert wird, kann das ein riesiger Gewinn für das Unternehmen sein. Dadurch gewinnt man Mitarbeiter, die zu selbstgesteuerten und kontinuierlichen Lerner werden, die viele Herausforderungen meistern können, weil sie die benötigten „Learning Skills and Learning Attitudes“ entwickelt haben.

Mein praktischer Vorschlag für die Vertriebsleiterin? Besuchen Sie selbst einen internen Online Kurs um am eigenen Leib zu erfahren, wie die Möglichkeiten von Online Learning aussehen und wie sie in Unternehmen optimal eingesetzt werden können.